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Online-Terminvereinbarungen

Die Corona-Restriktionen von 2020 haben die Stadtverwaltung veranlasst, ein effektives Terminvereinbarungssystem einzurichten, das persönliche Kontakte in Warteräumen vermeidet und Begegnungen reduziert. Das Angebot von Terminland bewährt sich seitdem. Hier informieren wir über die Datenverarbeitung.

Wie werden Ihre Daten verarbeitet, wenn Sie mit uns online Termine vereinbaren?

(Information nach Artikel 13 DSGVO)

Wir erfassen folgende Angaben zu Ihrer Person über ein Plugin unserer Webseite:

  • das zu erledigende Anliegen (In einem Auswahldialog können einzelne oder mehrere, auch spezifizierte aber standardisierte Anliegen ausgewählt werden.),
  • den Termin, den Sie aus unserem Angebot an freien Terminen auswählen,
  • Ihren Vornamen und Namen,
  • Ihre Wohnanschrift, wenn Sie sie angeben möchten, (Das kann für Ihre Angelegenheit hilfreich sein.),
  • Ihre Telefonnummer,
  • Ihre E-Mail-Adresse,
  • eine Bemerkung, falls Sie sie machen möchten, was hilfreich sein kann,
  • eine Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzinformation zur Kenntnis genommen haben und sie akzeptieren,
  • ob und wann Sie eine Terminerinnerung zu erhalten wünschen.

Diese Daten werden im Auftrag der Stadt von der Firma Terminland GmbH, Kreuzberger Ring 44a, 65205 Wiesbaden und in deren Auftrag von der Equinix GmbH, Postfach 101121, 60011 Frankfurt am Main auf deren deutschen Servern unter der Domain terminland.de gespeichert und verarbeitet sowie an uns weitergeleitet, damit wir uns auf Ihr Anliegen vorbereiten und den Termin in unseren Kalendern speichern und Ihnen im Rathausfoyer oder einer unserer Außenstellen den Zutritt zur jeweiligen Verwaltungseinheit ermöglichen können. Wenn Sie eine Erinnerung per Fax oder SMS vereinbart haben, werden Ihre diesbezüglichen Kontaktdaten und der Benachrichtigungstext an Fax- und SMS-Dienstleister weitergegeben, bei denen die Datenverarbeitung dem Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG unterliegt.

Wir sorgen dafür, dass Ihre Termindaten von den Servern gelöscht, zumindest aber anonymisiert werden, sobald der Termin storniert wurde oder abgelaufen ist.

In der Stadtverwaltung Luckenwalde wird die Online-Terminvereinbarung im Einwohnermeldewesen und im Standesamt angewandt, sie soll auf die Bereiche Wohnen und Soziales sowie die Stadtbibliothek und die Tourist-Information ausgeweitet werden.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist:

Telefon: 03371 672-221
Fax: 03371 672-270
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Behördlicher DSB ist

Telefon: 03371 672-264
Fax: 03371 672-408
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Unsere Rechte - Ihre Rechte

Wir verarbeiten Ihre Daten, weil Sie sie uns über unsere Auftragnehmerin terminland.de über das Plugin unserer Website selbst bekanntgegeben haben und ihrer Verarbeitung zugestimmt haben (Artikel 6 Absatz 1 lit. a). Wir bedienen uns des Service der Terminland GmbH, weil wir so ein Terminvereinbarungsverfahren nicht selbst ökonomisch einrichten oder betreiben können. Die Eignung unserer Auftragnehmerin haben wir geprüft.

Wenn Sie Ihre Daten nicht eingeben möchten, brauchen Sie dieses Verfahren nicht zu nutzen. Sie können Termine durchaus telefonisch oder per E-Mail direkt mit uns vereinbaren. Das Online-Verfahren ist jedoch schneller, transparenter und komfortabler.

Sie können Termine jederzeit stornieren und so die Löschung Ihrer Daten veranlassen, sowie Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen, wenn Sie mit der automatischen Bestätigung, die eigentlich alles enthält, nicht zufrieden sind. Berichtigungen, z. B. hinsichtlich Ihres Anliegens, können wegen des automatischen Ablaufs erst während des vereinbarten Termins stattfinden, sind dann aber für die in diesem Verfahren verarbeiteten Daten obsolet.

Unsere Pflichten - Ihre Pflichten

Wir bemühen uns, Ihre Daten innerhalb der Verwaltung sorgfältig zu behandeln, indem wir die Vorschriften sowie technisch-organisatorischen Regelungen für die städtischen EDV und den Vollzug der Amtshandlungen anwenden. Wir kontrollieren unsere Auftragnehmerin terminland.de und üben unser Weisungsrecht aus, um Datensicherheit und -sparsamkeit bei der Verarbeitung zu gewährleisten.

Von Ihnen erwarten wir, dass Sie richtige Angaben machen, damit die Terminvereinbarungen möglich und die angestrebten Amtshandlungen erfolgreich sein können.

Ihr Beschwerderecht

Wenn Sie vermuten, dass Ihre Daten bei uns oder unserer Auftragnehmerin unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie gemäß Artikel 77 DSGVO Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen.

Aufsichtsbehörde ist:
Telefon: 033203/356-0
Fax: 033203/356-49
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Seite drucken | Autor: Christian von Faber | zuletzt geändert am: 16.03.2021